Jak správně dohledat EAN kódy svých produktů

Pokud potřebujete doplnit katalog Square, Shopify nebo Google Merchant Center, nezačínejte náhodným hledáním na Googlu. Špatně přiřazený EAN může vytvořit duplicity, zablokovat marketplace, zkreslit synchronizaci skladu nebo u pokladny naskenovat jiný produkt.

V aktuální terminologii se identifikátor produktu nazývá spíše GTIN. V praxi se v Česku běžně používá i výraz EAN. Obchodníci obvykle hledají číslo vytištěné pod čárovým kódem, u produktů prodávaných v obchodě typicky ve 13místném formátu.

1. Co EAN skutečně identifikuje

EAN neslouží k identifikaci každého kusu na regálu. Identifikuje konkrétní obchodní referenci: značku, model, formát, barvu, velikost, balení nebo obsah podle typu produktu. Dvě varianty prodávané samostatně je proto třeba považovat za dvě odlišné reference.

Jednoduchý příklad: černé tričko velikosti M a stejné černé tričko velikosti L by neměly sdílet stejný EAN, pokud je velikost skutečnou prodejní variantou. Stejná logika platí pro svíčku v balení 180 g a 500 g nebo pro sadu 2 produktů prodávanou odděleně od jednotlivého kusu.

2. Nejspolehlivější způsob, jak dohledat EAN

Postupujte podle spolehlivosti zdrojů. Cílem není najít číslo, které vypadá jako EAN, ale najít kód, který odpovídá přesnému produktu.

Začněte u fyzického produktu

Vezměte produkt, otočte obal, najděte čárový kód a naskenujte ho čtečkou, fotoaparátem telefonu nebo skenerem pokladny. Pokud je kód poškozený, vyfotografujte ho a ručně zadejte čísla vytištěná pod ním.

U oblečení a doplňků zkontrolujte také kartonovou visačku, všitý štítek, sáček dodavatele i polybag. Někteří dodavatelé tisknou kód pouze na přepravní obal, nikoli na samotný výrobek.

Poté zkontrolujte dodavatelské dokumenty

Otevřete fakturu, dodací list, objednávku, Excel od dodavatele nebo PDF katalog. Hledejte sloupce nazvané EAN, GTIN, čárový kód, barcode nebo UPC.

Vždy si údaje ověřte s referencí výrobce, názvem modelu a variantou. Jeden řádek od dodavatele může obsahovat více kódů, pokud produkt existuje jako balení, karton i spotřebitelská jednotka.

Webové hledání používejte jen ke křížovému ověření

Marketplace, vyhledávače a konkurenční nabídky mohou pomoci, když dodavatel poskytuje málo dat. Jsou to ale zdroje ke křížovému ověření, ne automatická pravda. Nabídka na marketplace může obsahovat zkopírovaný, nahrazený nebo k blízké variantě přiřazený EAN.

Hledejte s přesnou kombinací: značka + referenční číslo výrobce + barva + velikost nebo formát. Pokud nalezený kód neodpovídá přesné variantě, nechte pole raději prázdné, než abyste importovali nejistý údaj.

3. Jak ověřit EAN před importem

Před vložením EAN do katalogu proveďte tři rychlé kontroly.

4. Co dělat, když produkt EAN nemá?

Některé produkty nemají vytištěný kód: řemeslné výrobky, malé série, repasované produkty, sady sestavené přímo v obchodě, staré zásoby nebo zboží dodané bez obalu. V takovém případě nepoužívejte EAN podobného produktu.

Pokud prodáváte značkový produkt, vyžádejte si nejprve datový soubor od dodavatele. Jde-li o vaše vlastní produkty, přidělení oficiálních kódů zajišťuje GS1. Pokud je produkt určen pouze pro vaši interní pokladnu, můžete často použít interní SKU, to však nenahrazuje GTIN uznávaný marketplacemi.

5. Jak zpracovat katalog s velkým počtem produktů

Máte-li 20 referencí, manuální práce je stále únosná. Při 200 nebo 2 000 referencích je třeba dohledávání zorganizovat jako datový projekt.

1. Exportujte aktuální katalog se SKU, názvem, dodavatelem, značkou, variantami a existujícími EAN kódy.
2. Seskupte podle dodavatele a porovnejte reference s fakturami a nákupními doklady.
3. Označte úroveň spolehlivosti: naskenovaný produkt, dodavatelská faktura, dodavatelský katalog, ověřený webový zdroj, neznámé.
4. Nejprve zpracujte aktivní produkty, tedy ty, které se prodávají a míří do Google Merchant Center nebo na marketplace.
5. Uchovávejte historii použitého zdroje, abyste za půl roku nemuseli hledat znovu.

V Refectu lze tuto práci urychlit přímo z faktury nebo souboru od dodavatele: nástroj extrahuje produktové položky, zachová reference, připraví karty a necháte si potvrdit důležitá pole před synchronizací se Square nebo Shopify.

6. Časté chyby, kterým se vyhnout

• Zaměňovat EAN produktu a kód kartonu: přepravní karton může mít jiný identifikátor než prodávaná jednotka.
• Kopírovat EAN podobné varianty: stejný model neznamená stejnou velikost, barvu nebo formát.
• Importovat první nalezený výsledek online bez ověření reference výrobce.
• Přepsat existující EAN bez důkazu: ponechte starý kód, dokud není nový potvrzen.
• Zapomenout na úvodní nuly u některých formátů importovaných z Excelu nebo CSV.

Časté dotazy