Comment connecter ChatGPT ou Claude à Cosium : le guide pas à pas

Étape 1. Rassembler les documents de la livraison

Mettez ensemble la facture de montures (PDF ou photo nette), le bon de livraison s'il existe, et la commande que vous aviez passée. Chez beaucoup de fournisseurs, le bon de livraison porte les EAN que la facture n'a pas : l'IA pourra croiser les deux.

Anonymisez d'office : seuls les documents du fournisseur partent dans le chat, jamais une fiche patient, jamais une ordonnance, jamais un devis client.

Étape 2. Faire lire la facture par l'IA

Ouvrez une conversation neuve dans ChatGPT ou Claude, joignez les fichiers et collez ce texte :

Contexte : je suis opticien, je reçois une livraison de montures et de solaires. Ci-joint la facture du fournisseur.

Transforme-la en tableau, une ligne par article physique (même modèle en deux coloris = deux lignes ; même coloris en deux tailles = deux lignes) :
n° de ligne de la facture | marque | référence modèle | coloris | calibre-pont | EAN | prix d'achat HT | quantité reçue

Consignes :
1. Garde les références telles qu'elles sont écrites, avec leurs tirets et leurs zéros.
2. Un EAN absent reste vide et tu le signales : tu ne le reconstitues jamais.
3. Les lignes qui ne sont pas des montures (port, remise, étuis, verres) vont dans un second tableau.
4. Termine par : nombre de lignes, total des quantités, total HT. Je les compare à la facture.

Gardez la conversation ouverte : elle servira aux étapes suivantes.

Étape 3. Contrôler les chiffres

• Nombre de lignes et totaux. Les trois chiffres de fin de réponse doivent correspondre à la facture. Un écart d'une pièce suffit à repérer une ligne sautée.
• Clés des EAN. Collez les codes dans notre outil vérifier un code EAN : un code invalide trahit un chiffre mal lu.
• Références. Une référence fabricant mal recopiée crée un doublon ou rate une fiche existante. Voyez ce qu'est une référence fabricant si la nuance vous échappe.
• Seconde lecture. Faites relire par l'IA, sans qu'elle réécrive tout :

Relis la facture jointe et ton tableau. Ne me réécris pas le tableau :
donne seulement la liste des lignes où une référence, un coloris, une taille, un EAN, un prix ou une quantité diffère,
avec la valeur de la facture et celle de ton tableau côte à côte.

Étape 4. Comparer avec la commande passée

CosiumOptic propose la commande par EDI et l'interface numérique avec les fabricants de montures : si votre commande est partie par ce canal, elle est déjà dans le logiciel et la réception pourrait s'y faire sans ressaisie. Regardez-y avant de saisir quoi que ce soit.

Si la commande a été passée par un autre moyen (téléphone, mail, représentant), collez-la dans la conversation et demandez la comparaison :

Voici un tableau de livraison et ma liste de commande passée au fournisseur (collée ci-dessous).
Indique pour chaque ligne si elle correspond à la commande, si la quantité diffère, ou si elle n'a pas été commandée.
Liste aussi les articles commandés et absents de la livraison.

Vous voyez tout de suite ce qui manque et ce qui n'a pas été commandé : c'est aussi la base de votre réclamation fournisseur.

Étape 5. Entrer les articles dans CosiumOptic

Nous n'avons pas trouvé de documentation publique sur un import de fichier de montures dans CosiumOptic : les pages de l'éditeur parlent de commande EDI, d'interface fabricant, de stock RFID et de réassort automatique, sans décrire d'import de tableur. Posez la question au support Cosium (ou à info@cosium.com, adresse affichée sur le site). Message prêt à envoyer :

Bonjour,
je suis opticien sous CosiumOptic. Pour mes réceptions de montures, deux questions :
1. Peut-on importer un fichier CSV ou Excel pour créer des articles et recevoir du stock ? Si oui, quel format de colonnes, et avez-vous un fichier modèle ?
2. La commande EDI est-elle activable pour mes fournisseurs de montures, de sorte que la réception se fasse sans ressaisie ?
Merci d'avance.

• Avec un import : faites un essai sur deux lignes avec le modèle de fichier fourni, vérifiez les deux fiches créées, puis passez le reste.
• Sans import : saisissez depuis le tableau, article par article. Le logiciel est en mode cloud, donc accessible depuis n'importe quel poste autorisé, y compris une tablette en réserve avec le tableau affiché à côté.

Pour la saisie, faites trier votre tableau par l'IA : d'un côté les quantités à ajouter, de l'autre les fiches à créer.

Prends mon tableau validé et sépare-le en deux listes :
A. les articles que j'ai marqués « déjà au stock » : référence, EAN, quantité à ajouter ;
B. les articles « nouveaux » : une fiche par article avec marque, référence, coloris, calibre-pont, EAN, prix d'achat, quantité.
Classe chaque liste dans l'ordre de la facture.

Les intitulés des écrans varient selon votre version et le paramétrage de votre magasin : aucun guide public ne les décrit. Appuyez-vous sur la formation Cosium ou sur l'aide intégrée.

Étape 6. Faire un pointage final

Une fois la livraison entrée, comparez le total des quantités du stock reçu à celui de la facture. Si vous utilisez l'inventaire RFID, un passage rapide sur les cartons déballés confirme les entrées. Archivez le tableau avec la facture.