Slik finner du riktig EAN-nummer for produktene dine

Skal du fylle ut en katalog i Square, Shopify eller Google Merchant Center, ikke start med et tilfeldig Google-søk. Et feil tilknyttet EAN-nummer kan skape duplikater, blokkere en markedsplass, forstyrre en lagersynkronisering eller føre til at feil vare skannes i kassen.

I dagens fagspråk kalles produktidentifikatoren gjerne GTIN. I Norge sier mange fortsatt EAN-kode eller strekkode. I praksis leter forhandlere som regel etter tallet som er trykt under strekkoden, vanligvis 13 sifre for produkter som selges i butikk.

1. Hva et EAN-nummer egentlig identifiserer

Et EAN-nummer brukes ikke til å identifisere hvert enkelt eksemplar i hyllen. Det identifiserer et presist handelsvarenummer: merke, modell, format, farge, størrelse, emballasje eller innhold, avhengig av produktet. To varianter som selges separat, må derfor behandles som to ulike varenumre.

Enkelt eksempel: en svart T-skjorte i str. M og samme svarte T-skjorte i str. L bør ikke dele samme EAN-nummer hvis størrelsen er en reell salgsvariant. Samme logikk gjelder for et lys på 180 g og 500 g, eller et sett med 2 produkter solgt separat fra enkeltproduktet.

2. Den mest pålitelige måten å finne et EAN-nummer på

Arbeid etter pålitelighetsrekkefølge. Målet er ikke å finne et tall som ligner et EAN-nummer, men å finne koden som svarer nøyaktig til produktet.

Start med det fysiske produktet

Ta produktet, snu emballasjen, finn strekkoden, og skann den med en strekkodeleser, telefonens kamera eller kassens skanner. Er koden skadet, fotografer den, og skriv inn tallene som står trykt under manuelt.

For klær og tilbehør bør du også sjekke papplappen, det innsydde merket, leverandørens pose og polybagen. Enkelte leverandører trykker koden bare på fraktemballasjen, ikke på selve varen.

Sjekk deretter leverandørens dokumenter

Åpne fakturaen, følgeseddelen, ordrebekreftelsen, leverandørens Excel-fil eller PDF-katalog. Se etter kolonner kalt EAN, GTIN, strekkode, barcode eller UPC.

Sammenlign alltid med produsentens varenummer, modellnavn og variant. En linje fra leverandøren kan inneholde flere koder hvis produktet finnes i parti, kartong eller forbrukerenhet.

Bruk kun nettsøk til å krysssjekke

Markedsplasser, søkemotorer og konkurrentenes produktsider kan hjelpe når en leverandør gir lite data. Men dette er kilder du bør krysssjekke, ikke en automatisk sannhet. En markedsplassoppføring kan inneholde et kopiert, erstattet eller feil variant-tilknyttet EAN-nummer.

Søk med en presis kombinasjon: merke + produsentens varenummer + farge + størrelse eller format. Hvis koden du finner, ikke svarer til nøyaktig variant, la feltet stå tomt fremfor å importere en usikker opplysning.

3. Slik validerer du et EAN-nummer før import

Før du limer inn et EAN-nummer i katalogen din, bør du gjøre tre raske kontroller.

4. Hva gjør du hvis produktet ikke har et EAN-nummer?

Enkelte produkter har ingen trykt kode: håndlagde produkter, små serier, restaurerte produkter, sett satt sammen i butikk, gammel lagerbeholdning eller varer levert uten emballasje. I så fall bør du ikke bruke EAN-nummeret til et lignende produkt.

Selger du videre et merkevareprodukt, be leverandøren om varefilen først. Er det dine egne produkter, går tildeling av offisielle koder via GS1. Er produktet kun til intern bruk i kassen din, kan du ofte bruke et internt SKU, men det erstatter ikke et GTIN som gjenkjennes av markedsplasser.

5. Slik håndterer du en katalog med mange produkter

Har du 20 varenumre, er manuelt arbeid fortsatt overkommelig. Ved 200 eller 2000 varenumre må innhentingen organiseres som et eget dataprosjekt.

1. Eksporter din nåværende katalog med SKU, navn, leverandør, merke, varianter og eksisterende EAN-numre.
2. Grupper etter leverandør for å sammenligne varenumrene med fakturaer og innkjøpsdokumenter.
3. Merk tillitsnivået: skannet produkt, leverandørfaktura, leverandørkatalog, krysssjekket nettkilde, ukjent.
4. Behandle de aktive produktene først, de som selger, og de som går til Google Merchant Center eller en markedsplass.
5. Behold historikken over kilden du brukte, slik at du slipper å gjøre samme søk om et halvt år.

I Refect kan dette arbeidet fremskyndes med utgangspunkt i en faktura eller en leverandørfil: verktøyet henter ut varelinjene, beholder varenumrene, forbereder produktsidene og lar deg validere de viktige feltene før synkronisering til Square eller Shopify.

6. Vanlige feil du bør unngå

• Forveksle produktets EAN med kartongkoden: en logistikkartong kan ha en annen identifikator enn den solgte enheten.
• Kopiere EAN-nummeret fra en lignende variant: samme modell betyr ikke samme størrelse, farge eller format.
• Importere det første treffet du finner på nett uten å sjekke produsentens varenummer.
• Overskrive et eksisterende EAN-nummer uten bevis: behold den gamle koden til den nye er bekreftet.
• Glemme de innledende nullene for enkelte formater importert fra Excel eller CSV.

Ofte stilte spørsmål