Hoe u de juiste EAN van uw producten terugvindt zonder u te vergissen

Als u een catalogus voor Square, Shopify of Google Merchant Center moet aanvullen, begin dan niet zomaar te googelen. Een verkeerd gekoppelde EAN kan duplicaten veroorzaken, een marketplace-vermelding blokkeren, een voorraadsynchronisatie verstoren of aan de kassa het verkeerde artikel laten scannen.

In het huidige vakjargon heet de productidentificatie eigenlijk GTIN. In de Nederlandse en Belgische detailhandel blijven de meeste teams gewoon EAN of "streepjescode" zeggen. In de praktijk zoeken winkeliers gewoon het nummer dat onder de streepjescode staat afgedrukt, meestal 13 cijfers voor producten die in de winkel worden verkocht.

1. Wat een EAN écht identificeert

Een EAN identificeert niet elk afzonderlijk exemplaar in het schap. Hij identificeert één precieze verkoopreferentie: merk, model, formaat, kleur, maat, verpakking of inhoud, afhankelijk van het product. Twee varianten die apart worden verkocht, moeten dus als twee verschillende referenties worden behandeld.

Eenvoudig voorbeeld: een zwart T-shirt in maat M en hetzelfde zwarte T-shirt in maat L mogen niet dezelfde EAN delen als maat een echte verkoopvariant is. Dezelfde logica geldt voor een kaars van 180 g en een van 500 g, of een set van 2 producten die apart van het losse product wordt verkocht.

2. De betrouwbaarste methode om een EAN terug te vinden

Werk in volgorde van betrouwbaarheid. Het doel is niet om een getal te vinden dat op een EAN lijkt, maar om de code terug te vinden die exact bij het product past.

Begin met het fysieke product

Neem het product, draai de verpakking om, zoek de streepjescode en scan hem met een handscanner, de camera van uw telefoon of de scanner van uw kassa. Is de code beschadigd, maak er dan een foto van en typ de eronder afgedrukte cijfers handmatig over.

Controleer bij kleding en accessoires ook het kartonnen label, het ingenaaide label, het zakje van de leverancier en de polybag. Sommige leveranciers drukken de code alleen op de verzendverpakking, niet op het artikel zelf.

Controleer daarna de leveranciersdocumenten

Open de factuur, de pakbon, de bestelbon, het Excel-bestand van de leverancier of de PDF-catalogus. Zoek naar kolommen genaamd EAN, GTIN, streepjescode, barcode of UPC.

Controleer altijd samen met het fabrikantnummer, de modelnaam en de variant. Eén leveranciersregel kan meerdere codes bevatten als het product als partij, als doos en als consumenteneenheid bestaat.

Gebruik het web alleen om te controleren

Marketplaces, zoekmachines en concurrerende productpagina's kunnen helpen als een leverancier weinig gegevens aanlevert. Maar het zijn bronnen om te controleren, geen automatische waarheid. Een marketplace-vermelding kan een gekopieerde, verwisselde of aan een andere variant gekoppelde EAN bevatten.

Zoek met een strikte combinatie: merk + fabrikantnummer + kleur + maat of formaat. Als de gevonden code niet exact overeenkomt met de variant, laat het veld dan leeg in plaats van twijfelachtige gegevens te importeren.

3. Hoe u een EAN vóór import valideert

Voordat u een EAN in uw catalogus plakt, doet u drie snelle controles.

4. Wat als het product geen EAN heeft?

Sommige producten hebben geen afgedrukte code: ambachtelijke creaties, kleine series, gereviseerde producten, in de winkel samengestelde sets, oude voorraad of artikelen zonder verpakking. Neem in dat geval niet de EAN van een vergelijkbaar product over.

Verkoopt u een merkproduct door, vraag dan eerst het artikelbestand aan de leverancier. Gaat het om uw eigen producten, dan verloopt de toekenning van officiële codes via GS1. Wordt het product alleen aan uw eigen kassa gescand, dan volstaat vaak een interne SKU, maar die vervangt geen door marketplaces erkende GTIN.

5. Hoe u een grote catalogus aanpakt

Bij 20 artikelen is handmatig werk nog haalbaar. Bij 200 of 2.000 artikelen moet u de terugvindactie organiseren als een echt dataproject.

1. Exporteer uw huidige catalogus met SKU, naam, leverancier, merk, varianten en bestaande EAN's.
2. Groepeer per leverancier om de artikelen te vergelijken met facturen en inkoopbestanden.
3. Markeer het betrouwbaarheidsniveau: gescand product, leveranciersfactuur, leverancierscatalogus, gecontroleerde webbron, onbekend.
4. Pak eerst actieve producten aan, degene die verkopen en degene die naar Google Merchant Center of een marketplace gaan.
5. Bewaar de geschiedenis van de gebruikte bron om over zes maanden niet hetzelfde onderzoek over te doen.

In Refect kan dit werk versneld worden vanuit een factuur of een leveranciersbestand: de tool haalt de productregels eruit, behoudt de referenties, bereidt de productfiches voor en laat u de belangrijke velden controleren vóór synchronisatie met Square of Shopify.

6. Veelgemaakte fouten om te vermijden

• Productcode en doos-EAN verwarren: een logistieke doos kan een andere identificatie hebben dan de verkochte eenheid.
• De EAN van een vergelijkbare variant kopiëren: hetzelfde model betekent niet dezelfde maat, kleur of formaat.
• Het eerste online gevonden resultaat importeren zonder het fabrikantnummer te controleren.
• Een bestaande EAN overschrijven zonder bewijs: bewaar de oude code totdat de nieuwe bevestigd is.
• Voorloopnullen vergeten bij bepaalde formaten die vanuit Excel of CSV worden geïmporteerd.

Veelgestelde vragen