Como encontrar os EAN dos seus produtos sem se enganar

Se precisa de completar um catálogo Square, Shopify ou Google Merchant Center, não comece por pesquisar ao acaso no Google. Um EAN mal associado pode criar duplicados, bloquear um marketplace, falsear uma sincronização de stock ou fazer com que se leia o artigo errado na caixa.

No vocabulário atual, o identificador de produto chama-se antes GTIN. Em França, muitas equipas continuam a dizer EAN ou Gencod. Na prática, os comerciantes procuram frequentemente o número impresso por baixo do código de barras, geralmente com 13 dígitos para produtos vendidos em loja.

1. O que um EAN realmente identifica

Um EAN não serve para identificar cada exemplar na prateleira. Identifica uma referência comercial precisa: marca, modelo, formato, cor, tamanho, embalagem ou conteúdo, consoante o produto. Duas variantes vendidas separadamente devem, por isso, ser tratadas como duas referências diferentes.

Exemplo simples: uma t-shirt preta tamanho M e a mesma t-shirt preta tamanho L não devem partilhar o mesmo EAN se o tamanho for uma verdadeira variante de venda. A mesma lógica aplica-se a uma vela de 180 g e 500 g, ou a um conjunto de 2 produtos vendido separadamente da unidade.

2. O método mais fiável para encontrar um EAN

Trabalhe por ordem de fiabilidade. O objetivo não é encontrar um número parecido com um EAN, mas sim encontrar o código que corresponde exatamente ao produto.

Comece pelo produto físico

Pegue no produto, vire a embalagem, procure o código de barras e leia-o com um leitor ótico, a câmara do telemóvel ou o leitor da caixa. Se o código estiver danificado, fotografe-o e introduza os números impressos por baixo.

Para roupa e acessórios, verifique também a etiqueta de cartão, a etiqueta cosida, o saco do fornecedor e o polybag. Alguns fornecedores imprimem o código apenas na embalagem de entrega, não no próprio artigo.

Depois verifique os documentos do fornecedor

Abra a fatura, a guia de remessa, a nota de encomenda, o Excel do fornecedor ou o catálogo PDF. Procure colunas com o nome EAN, GTIN, código de barras, barcode, UPC ou, por vezes, Gencod.

Cruze sempre com a referência do fabricante, o nome do modelo e a variante. Uma linha do fornecedor pode conter vários códigos se o produto existir em lote, em caixa ou em unidade de consumo.

Use a pesquisa na web apenas para cruzar informação

Os marketplaces, motores de busca e fichas da concorrência podem ajudar quando um fornecedor envia poucos dados. Mas são fontes a cruzar, não uma verdade automática. Uma ficha de marketplace pode conter um EAN copiado, substituído ou associado a uma variante próxima.

Pesquise com uma combinação rigorosa: marca + referência do fabricante + cor + tamanho ou formato. Se o código encontrado não corresponder exatamente à variante, deixe o campo em branco em vez de importar um dado duvidoso.

3. Como validar um EAN antes de importar

Antes de colar um EAN no seu catálogo, faça três verificações rápidas.

4. E se o produto não tiver EAN?

Alguns produtos não têm código impresso: criações artesanais, pequenas séries, produtos recondicionados, lotes compostos na loja, stocks antigos ou artigos fornecidos sem embalagem. Neste caso, não use o EAN de um produto semelhante.

Se revende um produto de marca, peça primeiro o ficheiro de artigo ao fornecedor. Se forem produtos próprios, a atribuição de códigos oficiais passa pela GS1. Se o produto se destina apenas à sua caixa interna, muitas vezes pode usar um SKU interno, mas esse SKU não substitui um GTIN reconhecido pelos marketplaces.

5. Como tratar um catálogo com muitos produtos

Se tiver 20 referências, o trabalho manual continua a ser possível. Com 200 ou 2000 referências, é preciso organizar a recuperação como um verdadeiro projeto de dados.

1. Exporte o seu catálogo atual com SKU, nome, fornecedor, marca, variantes e EAN existentes.
2. Agrupe por fornecedor para comparar as referências com as faturas e ficheiros de compra.
3. Marque o nível de confiança: produto lido, fatura do fornecedor, catálogo do fornecedor, fonte web cruzada, desconhecido.
4. Trate primeiro os produtos ativos, os que se vendem e os que vão para o Google Merchant Center ou um marketplace.
5. Guarde o histórico da fonte utilizada para evitar repetir a mesma pesquisa daqui a seis meses.

No Refect, este trabalho pode ser acelerado a partir de uma fatura ou de um ficheiro do fornecedor: a ferramenta extrai as linhas de produto, conserva as referências, prepara as fichas e deixa-o validar os campos importantes antes de sincronizar com o Square ou o Shopify.

6. Erros frequentes a evitar

• Confundir o EAN do produto com o código da caixa: uma caixa logística pode ter um identificador diferente do da unidade vendida.
• Copiar o EAN de uma variante próxima: o mesmo modelo não significa o mesmo tamanho, cor ou formato.
• Importar o primeiro resultado encontrado online sem verificar a referência do fabricante.
• Substituir um EAN existente sem prova: mantenha o código antigo até o novo estar confirmado.
• Esquecer os zeros iniciais em certos formatos importados de Excel ou CSV.

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