Wie Sie den richtigen EAN Ihrer Produkte finden, ohne sich zu vertun

Wenn Sie einen Katalog bei Square, Shopify oder Google Merchant Center vervollständigen müssen, fangen Sie nicht wahllos mit Google an. Ein falsch zugeordneter EAN kann Duplikate erzeugen, einen Marktplatz-Eintrag blockieren, den Bestandsabgleich durcheinanderbringen oder an der Kasse den falschen Artikel scannen.

Im aktuellen Sprachgebrauch heißt der Produktidentifikator eigentlich GTIN. Im deutschsprachigen Handel sagen die meisten Teams nach wie vor EAN oder "Strichcode". In der Praxis suchen Händler einfach die Nummer, die unter dem Barcode aufgedruckt ist, in der Regel 13-stellig für Produkte, die im Laden verkauft werden.

1. Was ein EAN wirklich identifiziert

Ein EAN identifiziert nicht jedes einzelne Exemplar im Regal. Er identifiziert eine genaue Verkaufsposition: Marke, Modell, Format, Farbe, Größe, Verpackung oder Inhalt, je nach Produkt. Zwei separat verkaufte Varianten müssen deshalb als zwei unterschiedliche Artikel behandelt werden.

Einfaches Beispiel: Ein schwarzes T-Shirt in Größe M und dasselbe schwarze T-Shirt in Größe L dürfen sich nicht denselben EAN teilen, wenn die Größe eine echte Verkaufsvariante ist. Dieselbe Logik gilt für eine Kerze mit 180 g und eine mit 500 g oder für ein 2er-Set, das separat vom Einzelprodukt verkauft wird.

2. Die zuverlässigste Methode, einen EAN zu finden

Arbeiten Sie in der Reihenfolge der Zuverlässigkeit. Ziel ist nicht, eine Zahl zu finden, die wie ein EAN aussieht, sondern den Code zu finden, der exakt zum Produkt passt.

Beginnen Sie mit dem physischen Produkt

Nehmen Sie das Produkt in die Hand, drehen Sie die Verpackung um, suchen Sie den Barcode und scannen Sie ihn mit einem Handscanner, der Handykamera oder dem Scanner Ihrer Kasse. Ist der Code beschädigt, fotografieren Sie ihn und tippen Sie die darunter gedruckten Ziffern manuell ein.

Prüfen Sie bei Kleidung und Accessoires auch das Papp-Etikett, das eingenähte Etikett, den Lieferantenbeutel und das Polybag. Manche Lieferanten drucken den Code nur auf der Versandverpackung, nicht auf dem Artikel selbst.

Prüfen Sie danach die Lieferantendokumente

Öffnen Sie die Rechnung, den Lieferschein, die Bestellung, die Lieferanten-Excel-Datei oder den PDF-Katalog. Suchen Sie nach Spalten mit der Bezeichnung EAN, GTIN, Barcode, Strichcode oder UPC.

Gleichen Sie immer mit der Herstellerreferenz, dem Modellnamen und der Variante ab. Eine Lieferantenzeile kann mehrere Codes enthalten, wenn das Produkt als Palette, Karton und Verkaufseinheit existiert.

Nutzen Sie die Websuche nur zum Abgleich

Marktplätze, Suchmaschinen und Konkurrenz-Angebote können helfen, wenn ein Lieferant nur wenige Daten liefert. Aber es sind Quellen zum Abgleichen, keine automatische Wahrheit. Ein Marktplatz-Eintrag kann einen kopierten, ausgetauschten oder falsch zugeordneten EAN enthalten.

Suchen Sie mit einer präzisen Kombination: Marke + Herstellerreferenz + Farbe + Größe oder Format. Passt der gefundene Code nicht exakt zur Variante, lassen Sie das Feld lieber leer, statt einen fragwürdigen Wert zu importieren.

3. Wie Sie einen EAN vor dem Import validieren

Bevor Sie einen EAN in Ihren Katalog einfügen, führen Sie drei schnelle Kontrollen durch.

4. Was tun, wenn das Produkt keinen EAN hat?

Manche Produkte haben keinen aufgedruckten Code: handgefertigte Kreationen, Kleinserien, generalüberholte Produkte, im Laden zusammengestellte Sets, alte Bestände oder Artikel ohne Verpackung. Übernehmen Sie in diesem Fall nicht den EAN eines ähnlichen Produkts.

Wenn Sie ein Markenprodukt weiterverkaufen, fragen Sie zuerst den Lieferanten nach der Artikeldatei. Handelt es sich um Ihre eigenen Produkte, läuft die Vergabe offizieller Codes über GS1. Wird das Produkt nur an Ihrer eigenen Kasse gescannt, reicht oft eine interne SKU – diese ersetzt aber keinen von Marktplätzen anerkannten GTIN.

5. Wie Sie einen großen Katalog bearbeiten

Bei 20 Artikeln ist die manuelle Arbeit noch machbar. Bei 200 oder 2.000 Artikeln müssen Sie die Beschaffung wie ein echtes Datenprojekt organisieren.

1. Exportieren Sie Ihren aktuellen Katalog mit SKU, Name, Lieferant, Marke, Varianten und vorhandenen EANs.
2. Gruppieren Sie nach Lieferant, um die Artikel mit Rechnungen und Einkaufsdateien abzugleichen.
3. Markieren Sie das Vertrauensniveau: gescanntes Produkt, Lieferantenrechnung, Lieferantenkatalog, abgeglichene Web-Quelle, unbekannt.
4. Bearbeiten Sie zuerst aktive Produkte, also solche, die sich verkaufen und die an Google Merchant Center oder einen Marktplatz gehen.
5. Halten Sie die Quelle fest, um dieselbe Recherche nicht in sechs Monaten noch einmal machen zu müssen.

In Refect lässt sich diese Arbeit direkt aus einer Rechnung oder einer Lieferantendatei beschleunigen: Das Tool extrahiert die Produktzeilen, behält die Referenzen bei, bereitet die Datenblätter vor und lässt Sie die wichtigen Felder vor der Synchronisierung mit Square oder Shopify prüfen.

6. Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Produkt-EAN und Kartoncode verwechseln: Ein Logistikkarton kann eine andere Kennung haben als die verkaufte Einheit.
• Den EAN einer ähnlichen Variante kopieren: Gleiches Modell bedeutet nicht gleiche Größe, Farbe oder Format.
• Das erste online gefundene Ergebnis importieren, ohne die Herstellerreferenz zu prüfen.
• Einen bestehenden EAN ohne Beleg überschreiben: Behalten Sie den alten Code, bis der neue bestätigt ist.
• Führende Nullen vergessen, bei bestimmten Formaten, die aus Excel oder CSV importiert werden.

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