Référence fournisseur : c'est quoi, et que faire s'il n'y en a pas ?
Le petit code dans la colonne « Réf. » de vos factures. Il vous fait gagner un temps fou au réassort — à condition de savoir où le ranger, et quoi faire quand votre fournisseur n'en met pas.
Ce que vous devez retenir
- La référence fournisseur est le code que votre fournisseur donne à un produit dans son propre catalogue.
- Contrairement au code EAN, elle n'est valable que chez ce fournisseur : deux fournisseurs peuvent utiliser la même.
- C'est elle qui vous permet de recommander, de retrouver les photos du produit et de faire le lien entre une facture et vos fiches.
- S'il n'y en a pas, créez la vôtre selon une règle simple — et tenez-vous-y.
Une référence fournisseur, c'est quoi ?
C'est le code qu'un fournisseur attribue à chacun de ses produits pour s'y retrouver dans son catalogue. Selon les métiers, il porte des noms différents : « réf. », « code article », « modèle », « style » dans la mode, « référence catalogue »… C'est la même chose.
Elle ressemble à RB-2041-NAV, 10245 ou SS26-ROBE-LIN : il n'y a aucun format imposé. Chaque fournisseur fait comme il veut.
Référence fournisseur, EAN, SKU : qui fait quoi
Trois codes qu'on confond souvent, et qui n'ont pas le même rôle :
| Code | Qui le crée | Valable où |
|---|---|---|
| Référence fournisseur | Votre fournisseur | Chez ce fournisseur uniquement |
| Code EAN | La marque, via GS1 | Partout dans le monde |
| SKU (référence interne) | Vous | Dans votre boutique |
Autre différence utile à connaître : la référence fournisseur désigne souvent le modèle (la robe en lin), alors que l'EAN désigne la variante précise (la robe en lin, bleue, taille 38). Certains fournisseurs ajoutent un suffixe pour la couleur ou la taille, d'autres non. Pour en savoir plus sur l'EAN, lisez Code EAN : c'est quoi ?
Grossiste ou marque : attention au piège
Si vous achetez directement à la marque, sa référence est aussi la référence du fabricant. Mais si vous passez par un grossiste ou un distributeur, il a souvent ses propres codes, différents de ceux de la marque.
Conséquence : chercher la référence du grossiste sur le site de la marque ne donne rien. Quand les deux existent, notez les deux — celle du grossiste pour recommander, celle de la marque pour retrouver photos et descriptions. Beaucoup de grossistes indiquent la référence fabricant sur leur tarif ou leur site pro.
Où la trouver
- Sur la facture et le bon de livraison, dans la première colonne en général (« Réf. », « Code », « Article »).
- Dans le fichier tarif ou le bon de commande signé en salon.
- Sur l'étiquette du produit ou du carton.
- Sur l'espace professionnel ou le site du fournisseur.
À quoi elle vous sert
Recommander sans erreur
« 12 × réf. 10245 » : votre fournisseur sait exactement de quoi vous parlez. Sans référence, c'est « la robe bleue de la dernière fois », et les erreurs de livraison qui vont avec.
Retrouver photos et descriptions
Le nom de la marque + la référence, tapés dans un moteur de recherche ou sur le site du fournisseur, mènent le plus souvent tout droit à la fiche officielle du produit.
Faire le lien entre la facture et vos fiches
Au réassort, la référence permet de savoir qu'une ligne de facture correspond à un produit déjà en boutique : on ajoute du stock au lieu de créer une fiche en double.
Aider Google quand il n'y a pas d'EAN
Google Shopping a un champ pour la référence du fabricant (mpn).
Associée à la marque, elle aide Google à reconnaître un produit sans code EAN. N'y mettez que la
référence de la marque, pas celle d'un grossiste ni la vôtre.
Où la ranger dans votre boutique en ligne
Shopify, PrestaShop et WooCommerce n'ont pas de champ « référence fournisseur » bien visible. Deux solutions simples :
- La mettre dans le champ SKU (ou « Référence »). C'est le plus pratique si vous avez peu de fournisseurs. Pour éviter que deux fournisseurs utilisent le même code, ajoutez un préfixe court : SOL-10245 pour votre fournisseur Soléa, par exemple.
- Garder votre propre SKU et la ranger à part (champ personnalisé, comme les metafields sur Shopify). Plus propre si vous avez beaucoup de fournisseurs ou un même produit acheté à plusieurs d'entre eux.
Quelle que soit l'option, ne mettez jamais une référence fournisseur dans le champ « code-barres » : ce champ est réservé aux codes EAN.
Et s'il n'y en a pas ?
Artisans, créateurs, petits ateliers : certains fournisseurs facturent « Robe bleue — 45 € », sans aucun code. Pas de panique, vous pouvez créer le vôtre.
Créer vos propres références, en 4 règles
- Une règle fixe, lisible par un humain. Par exemple : code fournisseur + modèle + couleur + taille, soit ATL-ROBELIN-BLE-38.
- Pas d'espaces, pas d'accents, toujours en majuscules. Les logiciels de caisse et les exports les digèrent mal.
- Jamais de réutilisation. Un produit arrêté garde sa référence ; un nouveau produit en reçoit une nouvelle.
- Demandez au fournisseur de la reprendre. Si vous lui envoyez vos commandes avec vos codes, il finit souvent par les noter sur ses factures. Tout le monde y gagne.
La référence, point de départ de vos fiches
Refect lit les références sur vos factures fournisseur, retrouve le produit chez la marque et prépare la fiche avec photos, variantes et stock. Au réassort, la même référence met à jour la fiche existante au lieu d'en créer une nouvelle.
Créer mes fiches depuis une factureFAQ
La référence fournisseur et le SKU, c'est pareil ?
Non. La référence fournisseur est créée par votre fournisseur, le SKU par vous. Beaucoup de boutiques utilisent la référence fournisseur comme SKU, avec un préfixe par fournisseur pour éviter les doublons.
Peut-on mettre la référence fournisseur à la place du code EAN ?
Non. Le champ code-barres est réservé aux codes EAN officiels. La référence fournisseur se range dans le champ SKU ou dans un champ personnalisé.
Que faire si mon fournisseur n'indique aucune référence ?
Créez vos propres références selon une règle fixe (fournisseur, modèle, couleur, taille), sans espaces ni accents, sans jamais en réutiliser une, et proposez à votre fournisseur de les reprendre sur ses factures.