Saisir les produits d'une facture fournisseur sans y passer la soirée
Une livraison arrive, la facture fait trois pages, et il faut créer quarante fiches produit avec les bonnes tailles, coloris, prix et photos. C'est le moment où la plupart des boutiques prennent du retard et bâclent le catalogue. Voici comment reprendre le contrôle de cette étape.
Ce que coûte vraiment une livraison
- Une facture de 40 lignes, c'est en moyenne 4 à 8 heures de saisie manuelle.
- Chaque jour de retard, ce sont des articles en réserve qui ne sont pas vendables en ligne.
- Les erreurs de saisie (taille, coloris, prix) se paient plus tard : retours, litiges.
Ce que contient réellement une facture fournisseur
Une facture ou un bon de livraison contient déjà l'essentiel de la fiche produit : référence fournisseur, code EAN quand il figure, libellé produit, déclinaisons (tailles, coloris), quantités et prix d'achat.
Le piège classique
Le prix qui figure sur la facture est un prix d'achat, pas un prix de vente. S'il part tel quel dans la fiche, la boutique vend à perte sans s'en apercevoir.
Les quatre méthodes possibles
| Méthode | Temps pour 40 réf. | Limite principale |
|---|---|---|
| Saisie manuelle | 4 à 8 h | Fatigue, erreurs de variantes |
| Fichier CSV fournisseur | 1 à 3 h | Peu de fournisseurs en fournissent |
| Prestataire externalisé | 24 à 72 h | Coût récurrent, allers-retours |
| Lecture automatique | Qq minutes + relecture | Validation toujours nécessaire |
La méthode en cinq étapes
- Partir de la facture, pas d'une page blanche. Une ligne par référence, sans rien retaper. Ce qui n'est pas écrit ne doit pas être inventé.
- Rattacher chaque ligne à un produit réel via l'EAN ou la référence fournisseur, pour retrouver nom, marque, matière et photos officielles.
- Regrouper les déclinaisons au bon endroit. Un même modèle en tailles et coloris = une seule fiche, une variante par combinaison. Vérifiez la correspondance image/coloris.
- Fixer le prix de vente, pas le prix d'achat. Appliquez votre coefficient, gardez le prix d'achat pour suivre votre marge réelle.
- Relire, publier, synchroniser. Titre, photo, variantes, stock, prix — puis envoi vers boutique en ligne et caisse.
Pourquoi une fiche bâclée coûte cher longtemps
Une fiche sans description, sans marque et sans caractéristiques se vend mal, mais surtout elle ne se trouve pas : moteurs de recherche et assistants IA s'appuient sur des données structurées. Le temps investi ne se juge pas au jour de la livraison, mais trois mois plus tard, quand le produit remonte — ou pas — dans une recherche.
À retenir
La facture fournisseur contient déjà 80 % de la fiche produit. Votre travail à valeur ajoutée, c'est le prix, la relecture et la cohérence des variantes — pas la ressaisie. Refect lit la facture, retrouve les produits correspondants et prépare les fiches avec photos, variantes et stocks.
Créer mes fiches depuis une factureFAQ
Que faire si la facture ne contient pas de code EAN ?
La référence fournisseur associée au nom de la marque permet le plus souvent de retrouver le produit sur le site du fabricant. Notre guide pour retrouver un code EAN détaille les sources fiables.
Faut-il créer un produit par taille ou un produit avec des variantes ?
Un produit avec des variantes, dans la quasi-totalité des cas. Cela évite de diluer l'historique de ventes et simplifie le réassort.
Le prix imprimé sur la facture peut-il servir de prix de vente ?
Non. C'est un prix d'achat hors taxes dans la grande majorité des cas. Appliquez votre coefficient et traitez le prix conseillé comme une simple indication.