Sådan finder du de korrekte EAN-numre til dine produkter

Skal du udfylde et katalog til Square, Shopify eller Google Merchant Center, så start ikke med en tilfældig Google-søgning. Et forkert tilknyttet EAN-nummer kan skabe dubletter, blokere en markedsplads, forstyrre en lagersynkronisering eller scanne det forkerte produkt ved kassen.

I nutidens fagsprog kaldes produktidentifikatoren snarere GTIN. I praksis siger mange danske butikker stadig EAN-nummer eller stregkode. Det, man leder efter, er som regel tallet trykt under stregkoden, typisk 13 cifre for produkter solgt i butik.

1. Hvad et EAN-nummer egentlig identificerer

Et EAN-nummer bruges ikke til at identificere hvert enkelt eksemplar på hylden. Det identificerer en præcis handelsvare: mærke, model, format, farve, størrelse, emballage eller indhold, afhængigt af produktet. To varianter, der sælges hver for sig, skal derfor behandles som to forskellige varenumre.

Et simpelt eksempel: en sort T-shirt i str. M og den samme sorte T-shirt i str. L bør ikke dele samme EAN-nummer, hvis størrelsen er en reel salgsvariant. Samme logik gælder for et lys på 180 g og 500 g, eller et sæt af 2 produkter solgt separat fra enkeltproduktet.

2. Den mest pålidelige metode til at finde et EAN-nummer

Arbejd efter graden af pålidelighed. Målet er ikke at finde et tal, der ligner et EAN-nummer, men at finde den kode, der svarer til det præcise produkt.

Start med det fysiske produkt

Tag produktet, vend emballagen om, find stregkoden, og scan den med en stregkodelæser, telefonens kamera eller kassens scanner. Er koden beskadiget, så fotografér den, og indtast tallene trykt under den.

Ved tøj og tilbehør bør du også tjekke kartonmærket, det syede mærke, leverandørens pose og polybaggen. Nogle leverandører trykker kun koden på fragtemballagen, ikke på selve varen.

Tjek derefter leverandørens dokumenter

Åbn fakturaen, følgesedlen, ordrebekræftelsen, leverandørens Excel-fil eller PDF-katalog. Se efter kolonner med navne som EAN, GTIN, stregkode, barcode eller UPC.

Krydstjek altid med fabrikantens varenummer, modelnavn og variant. En linje fra leverandøren kan indeholde flere koder, hvis produktet findes i palle, karton eller forbrugerenhed.

Brug kun websøgning til krydstjek

Markedspladser, søgemaskiner og konkurrenters produktsider kan hjælpe, når en leverandør sender få data. Men det er kilder til krydstjek, ikke automatisk sandhed. En markedspladsside kan indeholde et kopieret, erstattet eller forkert varianttilknyttet EAN-nummer.

Søg med en streng kombination: mærke + fabrikantens varenummer + farve + størrelse eller format. Hvis den fundne kode ikke svarer til den præcise variant, så lad feltet stå tomt frem for at importere en usikker oplysning.

3. Sådan validerer du et EAN-nummer før import

Før du indsætter et EAN-nummer i dit katalog, bør du udføre tre hurtige kontroller.

4. Hvad gør man, hvis produktet ikke har et EAN-nummer?

Nogle produkter har ingen trykt kode: håndlavede kreationer, små serier, istandsatte produkter, sæt sat sammen i butikken, gammel lagerbeholdning eller varer leveret uden emballage. I så fald bør du ikke bruge EAN-nummeret fra et lignende produkt.

Videresælger du et mærkevareprodukt, så bed først leverandøren om varefilen. Er det dine egne produkter, går tildelingen af officielle koder via GS1. Er produktet kun til intern brug i din kasse, kan du ofte bruge et internt SKU, men det erstatter ikke et GTIN, der genkendes af markedspladser.

5. Sådan håndterer du et katalog med mange produkter

Har du 20 varenumre, er manuelt arbejde stadig overkommeligt. Ved 200 eller 2.000 varenumre skal indsamlingen organiseres som et rigtigt dataprojekt.

1. Eksportér dit nuværende katalog med SKU, navn, leverandør, mærke, varianter og eksisterende EAN-numre.
2. Gruppér efter leverandør for at sammenligne varenumrene med fakturaer og indkøbsdokumenter.
3. Markér tillidsniveauet: scannet produkt, leverandørfaktura, leverandørkatalog, krydstjekket webkilde, ukendt.
4. Behandl først de aktive produkter, dem der sælges, og dem der går til Google Merchant Center eller en markedsplads.
5. Behold historikken over den anvendte kilde, så du undgår at gentage samme søgning om et halvt år.

I Refect kan dette arbejde speedes op ud fra en faktura eller en leverandørfil: værktøjet udtrækker varelinjerne, bevarer varenumrene, forbereder produktsiderne og lader dig validere de vigtige felter, inden der synkroniseres til Square eller Shopify.

6. Almindelige fejl, du bør undgå

• At forveksle produktets EAN med kartonkoden: en logistikkarton kan have en anden identifikator end den solgte enhed.
• At kopiere EAN-nummeret fra en lignende variant: samme model betyder ikke samme størrelse, farve eller format.
• At importere det første resultat fundet online uden at tjekke fabrikantens varenummer.
• At overskrive et eksisterende EAN-nummer uden bevis: behold den gamle kode, indtil den nye er bekræftet.
• At glemme de indledende nuller for visse formater importeret fra Excel eller CSV.

Ofte stillede spørgsmål