Comment connecter ChatGPT ou Claude à Optimum Live : le guide pas à pas

Étape 1. Préparer la facture

Gardez la facture de montures telle que le fournisseur l'a envoyée : un PDF lu par ordinateur ou une photo bien cadrée suffisent à ChatGPT comme à Claude. Un PDF issu d'un mail est plus fiable qu'une photo prise de travers. Si la livraison comporte un bon de livraison séparé avec les EAN, joignez-le aussi.

Ouvrez une conversation neuve pour chaque facture, pour ne pas mélanger deux fournisseurs. Ne joignez que des documents de fournisseur : jamais une ordonnance, jamais un dossier client.

Étape 2. Demander le tableau à l'IA

Collez ce texte dans la conversation, avec le fichier joint. Adaptez les colonnes à ce que vous saisissez d'habitude dans Optimum Live.

Tu m'aides à saisir une livraison de montures de lunettes chez un opticien.
Je te joins la facture du fournisseur (PDF ou photo).

Fais-moi un tableau avec une ligne par monture, par coloris et par taille, avec ces colonnes :
marque | modèle (référence fabricant) | coloris (code + nom) | taille (calibre-pont, ex. 52-18) | code EAN | prix d'achat unitaire HT | quantité

Règles :
- recopie les chiffres exactement comme sur la facture, ne les arrondis pas ;
- si le code EAN n'est pas sur la facture, écris « absent » : n'en invente jamais ;
- si une ligne est illisible ou ambiguë, écris « à vérifier » dans une colonne en plus ;
- à la fin, donne la somme des quantités et le total HT que tu obtiens, pour que je les compare à la facture.

Si le tableau vous convient, demandez ensuite une version à coller dans un tableur :

Reprends ton tableau et donne-le-moi en texte brut, une ligne par monture, colonnes séparées par un point-virgule,
sans mise en forme, avec la ligne d'en-tête. Je vais le coller dans Excel.

Étape 3. Contrôler le tableau avant de saisir

L'IA lit bien, mais elle peut confondre un 8 et un 6 ou sauter une ligne. Quatre contrôles, dans l'ordre :

• Les totaux. La somme des quantités et le total HT du tableau doivent être ceux de la facture. Sinon, une ligne manque ou est fausse.
• Les codes EAN. Un EAN-13 porte une clé de contrôle : passez-les dans notre outil vérifier un code EAN. Un code invalide est un chiffre mal lu.
• Les tailles. Un calibre-pont comme 52-18 est parfois collé ou coupé : comparez avec la facture sur trois ou quatre montures.
• Une seconde lecture. Demandez à l'IA de relire contre la facture :

Voici la facture (fichier joint) et ton tableau. Relis les deux, ligne par ligne, et liste uniquement les écarts :
référence, coloris, taille, EAN, prix ou quantité qui ne correspondent pas, et les lignes de la facture absentes du tableau.

Étape 4. Repérer ce qui est déjà dans votre stock

Avant de créer une fiche, cherchez dans Optimum Live si la monture existe déjà : un réassort ne doit pas créer de doublon. Faites la recherche par code-barres ou par référence fabricant, comme d'habitude dans le logiciel. La méthode générale est détaillée dans notre article sur la façon de saisir les produits d'une facture fournisseur. Notez dans le tableau, au crayon ou dans une colonne en plus, « existe » ou « nouvelle ».

Pour les montures déjà référencées, vous ajoutez des quantités. Pour les nouvelles, vous créez la fiche avec les colonnes de votre tableau. Si votre abonnement permet d'exporter la liste du stock, vous pouvez la donner à l'IA pour qu'elle fasse ce tri : demandez au support si cet export existe pour votre compte.

Étape 5. Entrer les montures dans Optimum Live

Nous n'avons trouvé aucune documentation publique d'un import de fichier pour les montures dans Optimum Live : le site de l'éditeur présente des interfaces avec les verriers, un transfert comptable et des échanges avec les centrales, pas un import de catalogue. Posez donc la question avant de saisir, au 04 94 102 104 (numéro affiché sur optimumcit.com) ou par mail à contact@optimumcit.com. Message prêt à envoyer :

Bonjour,
je suis opticien sous Optimum Live. Je reçois des livraisons de montures et je prépare un tableau (marque, modèle, coloris, taille, EAN, prix d'achat, quantité).
1. Existe-t-il un import de fichier (CSV ou Excel) pour créer des montures et entrer du stock ? Si oui, pouvez-vous m'envoyer le modèle de fichier ?
2. Sinon, existe-t-il un écran de réception d'une livraison qui évite de saisir fiche par fiche ?
3. Mon abonnement permet-il d'exporter la liste de mon stock ?
Merci, cordialement.

• S'il existe un import : demandez le modèle de fichier, mettez les colonnes de votre tableau dans le même ordre, essayez d'abord avec une seule monture, puis avec le reste.
• Sinon, saisie à la main : Optimum Live est accessible depuis un PC, un Mac ou une tablette. Gardez le tableau sur un écran et le logiciel sur l'autre, et saisissez monture par monture. Les noms exacts des menus dépendent de la version et de votre paramétrage : la formation fournie par l'éditeur est la bonne référence.

Pour la saisie à la main, faites préparer des fiches courtes à l'IA : elles vous évitent de rechercher chaque valeur dans le tableau.

À partir de mon tableau, prépare une fiche de saisie par monture NOUVELLE (celles que j'ai marquées « nouvelle »), dans cet ordre,
une ligne par champ : marque, modèle, coloris, taille, EAN, prix d'achat, quantité à entrer.
Sépare chaque fiche par une ligne vide, pour que je puisse les saisir l'une après l'autre sans relire la facture.

Dans les deux cas, commencez par une seule monture et relisez la fiche créée avant de continuer. Au-delà d'une vingtaine de références par livraison, la question de l'import vaut largement son coup de téléphone.

Étape 6. Vérifier après la saisie

Comparez la quantité entrée dans Optimum Live à la quantité de la facture, fournisseur par fournisseur. Passez ensuite quelques montures au lecteur de code-barres pour vérifier que la fiche répond bien. Conservez le tableau avec la facture : il sert de trace si une quantité est contestée plus tard.